Peppol is live — de valkuilen die vandaag spelen en hoe je ze opvangt
Peppol is intussen geen experiment meer. Voor veel organisaties is e-facturatie via Peppol gewoon dagelijkse kost. En net daardoor worden de echte knelpunten zichtbaar. Niet in testomgevingen, maar in productie, met echte facturen en echte gevolgen.
1. Aangesloten, maar nog niet helemaal mee
Veel organisaties zijn technisch in orde, maar procesmatig blijft het zoeken. Facturen komen binnen via Peppol, terwijl pdf's en e-mails gewoon blijven circuleren. Het gevolg: onduidelijkheid over welke factuur nu "de juiste" is.
Wat helpt: maak intern én naar leveranciers toe duidelijk welk kanaal leidend is, en wat er gebeurt met facturen die toch via een ander kanaal binnenkomen.
2. De dubbele stroom = onderschat risico
In de praktijk zien we dit voortdurend: leveranciers sturen een Peppol-factuur, maar mailen ook nog een pdf "voor alle zekerheid". Begrijpelijk, maar gevaarlijk. Zeker wanneer beide stromen in verschillende systemen terechtkomen.
Wat helpt: zorg dat alternatieve kanalen automatisch als niet-boekbaar worden behandeld, of tijdelijk worden geblokkeerd tijdens de overgang.
3. Dubbele facturen worden te laat herkend
Zelfs ervaren finance-teams missen soms duplicaten, vooral wanneer ze via verschillende kanalen binnenkomen. De ontdekking volgt dan pas… na betaling.
Wat helpt: eenvoudige controles op leverancier, factuurnummer en bedrag vóór goedkeuring voorkomen veel ellende achteraf.
4. Datakwaliteit wordt genadeloos zichtbaar
Stamdata die jarenlang "voldoende" was, blijkt plots niet meer te volstaan. Peppol is streng, en dat voelt soms oncomfortabel.
Peppol dwingt correcte data af. Stamgegevens die jarenlang "werkten", veroorzaken nu:
validatiefouten
manuele correcties
vertraging in betaalcycli
De frustratie zit niet in Peppol, maar in historische dataproblemen die nu boven water komen.
Wat helpt: zie afkeuringen niet als falen, maar als signalen waar data structureel beter kan.
5. Technisch juist voelt niet altijd inhoudelijk juist
Een factuur kan perfect door de Peppol-validatie komen en toch boekhoudkundig vragen oproepen. Vooral btw-context en referenties zorgen hier voor twijfel.
Wat helpt: combineer technische validatie met een inhoudelijke controle, zeker bij uitzonderingen.
6. Uitzonderingen blijven struikelblokken
Creditnota's, voorschotten en gemengde btw-tarieven blijven vaker manueel. En net daar sluipen fouten of duplicaten binnen.
Wat helpt: behandel uitzonderingen niet als randgevallen, maar als terugkerende scenario's die aandacht verdienen.
7. Oude gewoontes verdwijnen niet vanzelf
Teams blijven soms uit gewoonte facturen doorsturen of opnieuw registreren, "om zeker te zijn". Dat voelt veilig, maar werkt tegen.
Wat helpt: duidelike afspraken over wat nog mag en wat niet meer, en waarom dat zo is.
8. Peppol is geen eindstation
Na go-live verschuift de aandacht vaak naar het volgende project. Terwijl net dan opvolging nodig is.
Wat helpt: blijf kijken naar afkeuringen, manuele tussenkomsten en dubbele detecties. Dat is waar verbetering zit.
Tot slot
De meeste Peppol-problemen vandaag zijn geen technische fouten, maar menselijke en procesmatige. Dubbele stromen, oude reflexen en onduidelijke afspraken zorgen voor risico's zoals dubbele betalingen. Wie dat erkent en stap voor stap bijstuurt, haalt wél het voordeel uit Peppol dat ooit beloofd werd.
Peppol werkt. Maar alleen als je ook durft kiezen voor één gecontroleerde factuurstroom.
Had je graag ondersteuning in het uitdokteren van de peppol-factuurstroom, contacteer me gerust.