Diensten

Meer dan administratieve ondersteuning

Elke onderneming is anders. Daarom geloof ik niet in een standaard takenpakket.

Ik kijk naar wat jouw onderneming nodig heeft om administratief en operationeel efficiënter te werken.

Soms betekent dat structuur brengen in de dagelijkse administratie. Soms gaat het over bestaande processen herbekijken, software beter benutten of een nieuw systeem implementeren.

En soms heb je vooral nood aan een ervaren rechterhand die zaken zelfstandig vastpakt en ervoor zorgt dat ze vooruitgaan.

Back-Up-Office ondersteunt vanuit vier expertises.

01 — Extern Office Management

Een rechterhand voor jouw onderneming

Niet iedere KMO heeft nood aan een fulltime office manager. Maar veel ondernemers hebben wél nood aan iemand die mee overzicht bewaart en verantwoordelijkheid opneemt achter de schermen.

Als externe office manager ondersteun ik de dagelijkse administratieve en operationele werking van je onderneming.

Ik organiseer, coördineer, volg op en zorg ervoor dat afspraken en acties niet blijven liggen.

Dat kan onder andere gaan over:

• organiseren en structureren van de back-office;
• algemene administratieve opvolging;
• bewaken van deadlines en actiepunten;
• verwerken en opvolgen van communicatie;
• voorbereiden en opvolgen van dossiers;
• planning en praktische coördinatie;
• contacten met leveranciers en externe partners;
• administratieve HR-ondersteuning;
• document- en informatiebeheer;
• ondersteuning van zaakvoerder en medewerkers.

Jij hoeft niet alles zelf te blijven opvolgen om te weten dat het gebeurt.

02 — Processen, structuren & software

Slimmer werken begint achter de schermen

Administratieve processen groeien vaak mee met een onderneming.

Er komt een extra Excelbestand bij. Een medewerker ontwikkelt zijn eigen werkwijze. Nieuwe software wordt gekocht, maar slechts gedeeltelijk gebruikt. Dezelfde informatie wordt op verschillende plaatsen ingegeven.

Iedere afzonderlijke stap lijkt logisch, maar het geheel wordt steeds complexer.

Ik help om opnieuw structuur te creëren.

Bestaande processen optimaliseren

Ik analyseer hoe administratieve taken vandaag worden uitgevoerd en zoek samen met jou naar een eenvoudigere en efficiëntere werkwijze.

Waar ontstaat dubbel werk?
Welke stappen zijn overbodig?
Waar loopt informatie verloren?
Wat kan geautomatiseerd worden?
Welke controles ontbreken?

Vervolgens help ik om de verbeterde werkwijze praktisch op te zetten.

Nieuwe processen en structuren opzetten

Nieuwe activiteit? Groei? Nieuwe medewerker? Andere manier van werken?

Dan help ik om vanaf de start een duidelijke administratieve structuur te creëren.

We bepalen wie wat doet, waar informatie wordt bijgehouden, welke opvolging nodig is en hoe het proces logisch kan worden opgebouwd.

Waar nodig werk ik procedures, workflows, templates en standaarddocumenten uit.

Bestaande software optimaal benutten

Nieuwe software aanschaffen is niet altijd de oplossing.

Vaak zitten er binnen bestaande systemen mogelijkheden die nauwelijks worden gebruikt.

Ik bekijk samen met jou hoe de software die vandaag al aanwezig is beter kan aansluiten op de administratieve processen van je onderneming.

Niet: welke software hebben we?Maar: gebruiken we ze ook optimaal?

Ondersteuning bij implementatie van nieuwe software

Wanneer nieuwe software wél nodig is, komt er veel meer bij kijken dan alleen de technische installatie.

De bestaande processen moeten worden bekeken, informatie moet worden gestructureerd, keuzes moeten worden gemaakt en medewerkers moeten weten hoe de nieuwe werkwijze in de praktijk zal functioneren.

Back-Up-Office kan ondersteunen bij:

• inventariseren van administratieve behoeften;
• voorbereiden van de implementatie;
• afstemmen met softwareleveranciers;
• structureren van gegevens en informatie;
• opzetten van praktische workflows;
• testen van processen;
• documenteren van nieuwe werkwijzen;
• ondersteunen van medewerkers;
• opvolgen van openstaande implementatiepunten;
• optimaliseren na ingebruikname.

Ik vorm daarbij de praktische brug tussen ondernemer, administratie, boekhouder en softwarepartner.

Geen IT om de IT.

Software moet je processen ondersteunen en je onderneming efficiënter maken.

03 — Financiële & boekhoudkundige ondersteuning

Een goede boekhouding begint vóór de boekhouder

Documenten verzamelen, facturen verwerken, ontbrekende stukken opvolgen, betalingen controleren…

Wanneer de administratieve voorbereiding niet goed georganiseerd is, kost dat zowel jou als je boekhouder onnodig veel tijd.

Ik help structuur te brengen in het financiële administratieve proces.

Ondersteuning kan onder andere bestaan uit:

• verkoopfacturatie;
• opvolging van aankoopdocumenten;
• voorbereiding van documenten voor de boekhouding;
• debiteurenopvolging;
• betalingsopvolging;
• Peppol en digitale documentenstromen;
• controle op ontbrekende documenten;
• communicatie met de boekhouder;
• optimaliseren van de administratieve samenwerking tussen onderneming en boekhouding.

Ik vervang je boekhouder niet.

Ik zorg ervoor dat de administratieve voorbereiding en opvolging eromheen efficiënt verloopt.

04 — Operationele & projectmatige ondersteuning

Goede ideeën verdienen goede opvolging

Ondernemers hebben meestal geen gebrek aan ideeën.

Wel aan tijd om alles wat beslist wordt ook daadwerkelijk te organiseren en uit te voeren.

Daar kan ik het verschil maken.

Ik help om projecten en veranderingen praktisch vooruit te krijgen door:

• beslissingen te vertalen naar concrete actiepunten;
• een actieplan en planning op te stellen;
• deadlines te bewaken;
• informatie te verzamelen;
• betrokken partijen te contacteren;
• afspraken op te volgen;
• administratieve dossiers te structureren;
• voortgang te bewaken;
• openstaande punten actief op te volgen.

Van een nieuw administratief proces tot de implementatie van software of een intern project dat al te lang blijft liggen.

Ik help niet alleen bepalen wat er moet gebeuren. Ik help ervoor zorgen dát het gebeurt.

Welke ondersteuning heeft jouw onderneming nodig?

Je hoeft niet vooraf te weten onder welke dienst jouw vraag precies valt.

Vertel me waar je vandaag tegenaan loopt.

Samen bekijken we waar tijd verloren gaat, waar structuur ontbreekt en waar Back-Up-Office het verschil kan maken.